Pahami 6 Langkah Penting Pengelolaan Data Kelulusan di Aplikasi PDUM

Jambi - Admin PDUM Provinsi kembali memberikan arahan teknis terbaru mengenai kelola kelulusan bagi seluruh madrasah. Langkah ini bersifat wajib guna memastikan seluruh data kelulusan peserta didik tervalidasi dengan benar di Pangkalan Data Ujian Madrasah (PDUM). Berdasarkan petunjuk teknis tersebut, terdapat enam tahapan krusial yang harus diselesaikan oleh operator madrasah setelah lembaga secara resmi mengirimkan status kelulusan siswa.

Tahap awal yang paling krusial bagi madrasah adalah melakukan verifikasi data pada menu Daftar Nilai Sementara (DNS). Operator lembaga diinstruksikan untuk membuka menu DNS pada bagian penetapan kelulusan di aplikasi PDUM. Pada tahap ini, madrasah harus memastikan secara teliti bahwa seluruh siswa kelas akhir yang dinyatakan lulus telah masuk ke dalam sistem tanpa ada satu pun nama yang terlewatkan.

Setelah memastikan kelengkapan data siswa pada menu DNS, langkah kedua adalah memulai proses legalitas administratif sistem. Operator diarahkan untuk beralih ke menu "Pembuatan SPTJM" (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak). Di dalam menu tersebut, operator harus mengklik tombol "Buat SPTJM Kelulusan" untuk memicu sistem dalam menerbitkan dokumen pernyataan resmi terkait keabsahan data kelulusan yang diajukan.

Langkah ketiga dilanjutkan dengan mengakses tab "Belum Disetujui" yang berada pada dokumen SPTJM. Pada tampilan tersebut, operator perlu mencari nama madrasah masing-masing, kemudian mengklik simbol titik tiga yang terletak di samping nama lembaga. Dari opsi yang muncul, operator dapat memilih fitur "Unduh SPTJM" untuk mengunduh dokumen fisik, yang selanjutnya wajib dicetak dan ditandatangani oleh Kepala Madrasah di atas meterai yang berlaku.

Prosedur keempat berfokus pada digitalisasi dokumen legalitas yang telah ditandatangani. Dokumen SPTJM fisik yang sudah dibubuhi tanda tangan resmi dan meterai tersebut harus dipindai (scan) dengan kualitas resolusi yang jelas agar terbaca oleh sistem. Hasil pindaian dalam bentuk file digital tersebut kemudian diunggah kembali (upload) ke dalam platform PDUM melalui menu yang telah disediakan.

Setelah proses pengunggahan selesai, langkah kelima adalah masa tunggu verifikasi dan persetujuan (approval) dari pihak berwenang. Berdasarkan regulasi dari Admin Provinsi, proses persetujuan dokumen terbagi berdasarkan jenjang madrasah. Untuk jenjang Madrasah Aliyah (MA), persetujuan mutlak berada di bawah otoritas akun Provinsi, sedangkan untuk jenjang Madrasah Tsanawiyah (MTs) dan Madrasah Ibtidaiyah (MI) berada di bawah verifikasi akun Kementerian Agama Kabupaten/Kota.

Proses verifikasi dan persetujuan kelulusan ini umumnya memakan waktu estimasi maksimal 2 x 24 jam kerja sejak dokumen berhasil diunggah. Selama periode ini, admin madrasah disarankan untuk memantau status pengajuan secara berkala melalui akun PDUM masing-masing. Begitu status pengajuan disetujui oleh admin tingkat Kabupaten/Kota atau Provinsi, perubahan status kelulusan secara resmi akan muncul dan aktif di beranda PDUM lembaga.

Tahapan keenam atau langkah terakhir setelah status kelulusan disetujui di PDUM adalah pengajuan administrasi dokumen kelulusan formal. Operator madrasah harus kembali masuk ke sistem PDUM untuk melakukan proses "Ajuan No Seri". Nomor seri ini nantinya akan digunakan sebagai dasar hukum utama dalam penulisan dan pencetakan ijazah serta dokumen kelulusan resmi bagi para alumni.

Melalui rilis teknis ini operator MTsN 2 Kota Jambi diharapkan dapat mengikuti alur pengerjaan secara runtut dan tepat waktu. Ketelitian dalam setiap langkah, mulai dari pengecekan DNS hingga pengajuan nomor seri, sangat menentukan kelancaran proses pemutakhiran data nasional. Validasi yang berjenjang ini diterapkan demi menjaga akurasi serta integritas data kelulusan siswa madrasah di tingkat kementerian.

Dengan adanya panduan terstruktur ini, manajemen data di MTsN 2 Kota Jambi diharapkan dapat berjalan optimal tanpa kendala teknis. Koordinasi dan kepatuhan terhadap regulasi digital dari pusat terus dipertahankan demi tertib administrasi lembaga. Hal ini berkomitmen untuk memastikan hak-hak administratif seluruh siswa kelas 9 yang telah lulus dapat terpenuhi dengan baik dan cepat sesuai jadwal yang ditentukan. (JLM)



Tim Humas MTsN 2 Kota Jambi
Editor: Leni Marlina

Facebook dan YouTube:
MTsNegeri 2 Kota Jambi
Instagram dan Tiktok:
@mtsn2kotajambi
WhatsApp:
+62 895-3910-32379

#masandaPINTAR:
MTsN 2 Kota Jambi: Peduli lingkungan, Inovatif, Nalar, Teknologi, Amanah, Religius.

#mtsn2kotajambi #madrasahmajubermutumendunia #ZonaIntegritasMASANDA