Pangkas Birokrasi Panjang, Fitur Baru EMIS 4.0 Berikan Kemudahan bagi Operator

Kota Jambi (MTsN 2) - Tim Data dan Informasi Kementerian Agama Republik Indonesia merilis panduan pembaruan sistem EMIS 4.0 Versi 2 tertanggal 27 Oktober 2026. Pembaruan ini membawa angin segar bagi pengelola data di tingkat satuan pendidikan, termasuk bagi operator madrasah di lingkungan MTsN 2 Kota Jambi. Melalui sistem baru ini, proses administrasi pengaktifan kembali siswa yang sebelumnya harus melalui birokrasi berjenjang kini dipangkas menjadi lebih ringkas dan efisien.

Kebijakan baru ini dikeluarkan khusus untuk menjawab kendala operasional yang sering dialami oleh operator madrasah saat memasukkan kembali peserta didik yang sebelumnya berstatus "Tidak Aktif" pada tahun ajaran berjalan. Sebelumnya, proses pengaktifan siswa membutuhkan alur panjang mulai dari madrasah, pengajuan ke Kankemenag Kabupaten/Kota, hingga eksekusi akhir oleh pihak Kantor Wilayah (Kanwil). Kini, prosedur birokrasi yang memakan waktu tersebut resmi ditiadakan untuk kasus standar.

Mulai akhir Oktober 2026 ini, operator madrasah memiliki kewenangan penuh untuk langsung mengaktifkan siswa tidak aktif secara mandiri langsung dari akun EMIS masing-masing. Kebijakan ini diterapkan agar pendataan peserta didik dapat berjalan dengan cepat, akurat, tanpa hambatan penolakan sistem akibat duplikasi data saat siswa hendak dimasukkan kembali melalui fitur mutasi masuk.

Secara teknis, permasalahan ini biasanya terdeteksi ketika operator mencoba menginput data siswa baru atau mutasi masuk, namun sistem EMIS memunculkan pesan penolakan bahwa siswa tersebut sebenarnya sudah tercatat di madrasah pada tahun ajaran berjalan dengan status tidak aktif. Pesan peringatan tersebut mengarahkan operator agar tidak menggunakan jalur mutasi masuk, melainkan memanfaatkan fitur "Aktifkan Kembali Siswa" yang tersedia di dalam menu daftar siswa.

Langkah-langkah operasional di dalam aplikasi EMIS sangat mudah dipahami dan dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari lima menit. Operator cukup mengakses menu Siswa > Daftar Siswa, memilih tahun ajaran berjalan, mengubah filter status menjadi "Tidak Aktif", lalu mencari nama peserta didik yang bersangkutan. Setelah data ditemukan, operator menekan tombol Aksi dan memilih opsi Aktifkan Kembali.

Setelah proses konfirmasi persetujuan disetujui, status siswa akan otomatis berubah menjadi "Aktif Tanpa Rombel". Tahap berikutnya yang harus dilakukan oleh operator adalah memasukkan siswa tersebut ke dalam menu Rombongan Belajar sesuai dengan kelas atau kelompok belajar mereka masing-masing. Setelah masuk ke dalam rombel, status siswa akan berubah menjadi "Aktif" secara penuh dan sistem EMIS akan mendaftarkan ulang siswa tersebut ke data nasional (VervalPD) secara otomatis.

Kendati demikian, pihak pengelola pusat mengingatkan agar operator tetap berhati-hati dan memperhatikan beberapa ketentuan khusus. Fitur pengaktifan mandiri ini hanya berlaku untuk siswa yang dinonaktifkan pada tahun ajaran berjalan. Sementara itu, untuk kasus khusus seperti siswa yang dinonaktifkan pada tahun ajaran sebelumnya, siswa dengan keterangan keliru meninggal dunia, atau siswa yang sudah aktif di lembaga lain, penanganannya tetap harus melalui koordinasi dengan pihak Kankemenag Kab/Kota dan Kanwil.

Operator madrasah dihimbau agar tidak sembarangan membuat data siswa baru apabila menghadapi kasus siswa tidak aktif. Pembuatan data baru justru akan memicu masalah data ganda di tingkat nasional dan menghambat proses registrasi resmi. Oleh karena itu, ketelitian dalam mencermati NISN, NIK, serta status keaktifan siswa di dalam aplikasi EMIS 4.0 menjadi kunci utama keberhasilan pengelolaan data madrasah.

Dengan adanya penyederhanaan alur layanan ini, diharapkan validitas data pendidikan dapat terus terjaga dengan baik dan mutakhir. Seluruh proses pemutakhiran data kini dapat diselesaikan secara internal oleh madrasah tanpa harus menunggu proses verifikasi berjenjang yang memakan waktu lama. Hal ini sejalan dengan komitmen Kementerian Agama dalam mewujudkan tata kelola data yang responsif, cepat, dan melayani. (JLM)



Tim Humas MTsN 2 Kota Jambi
Editor: Leni Marlina

Facebook dan YouTube:
MTsNegeri 2 Kota Jambi
Instagram dan Tiktok:
@mtsn2kotajambi
WhatsApp:
+62 895-3910-32379

#masandaPINTAR:
MTsN 2 Kota Jambi: Peduli lingkungan, Inovatif, Nalar, Teknologi, Amanah, Religius.

#mtsn2kotajambi #madrasahmajubermutumendunia #ZonaIntegritasMASANDA