Alur Tepat Tarik Rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK

Kota Jambi (MTsN 2) - Memasuki tahun ajaran baru, tata kelola data pendidik dan tenaga kependidikan di lingkungan madrasah menjadi fokus utama untuk memastikan keaktifan operasional pembelajaran. Kementerian Agama Republik Indonesia terus memperbarui dan mengintegrasikan sistem pendataan digital, salah satunya melalui proses sinkronisasi dan tarik data Rombongan Belajar (Rombel) dari aplikasi EMIS 4.0 ke sistem EMIS GTK. Langkah ini krusial agar seluruh data rombel yang ada di madrasah terdata secara mutakhir dan valid.

Proses penarikan data ini wajib dilakukan oleh seluruh Operator EMIS Madrasah, baik di tingkat MI, MTs, maupun MA di seluruh Indonesia, termasuk di MTsN 2 Kota Jambi. Pengelolaan data ini dilaksanakan di ruang kerja tim data dan kehumasan madrasah sebagai bagian dari agenda rutin penataan administrasi digital pada awal semester berjalan. Pengintegrasian data ini memastikan seluruh guru terdaftar pada rombel yang sesuai serta dapat menjalankan tugas mengajar secara legal.

Langkah sinkronisasi ini penting dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat utama keaktifan kolektif (aktivasi madrasah) pada semester berjalan. Tanpa adanya penarikan data rombel yang valid, proses penyusunan jadwal mengajar guru serta pemenuhan beban kerja pendidik di aplikasi EMIS GTK tidak dapat diproses secara optimal. Oleh karena itu, penginputan data yang akurat menjadi fondasi utama dalam menjamin hak-hak administratif dan sertifikasi para guru.

Sebelum masuk ke tahap penarikan data pada EMIS GTK, operator madrasah harus memastikan kelengkapan data prasyarat di dalam aplikasi EMIS 4.0 (https://emis.kemenag.go.id). Tahapan pra-syarat tersebut meliputi pelulusan siswa kelas akhir pada menu Siswa > Akademik > Kelulusan, dilanjutkan dengan proses kenaikan kelas pada menu Siswa > Akademik > Kenaikan Kelas. Selain itu, penetapan kurikulum madrasah di menu Kelembagaan > Kurikulum wajib diselesaikan sebelum pembuatan rombel baru.

Setelah tahapan prasyarat terpenuhi, operator dapat membuat rombongan belajar baru melalui menu Rombongan Belajar > Tambah pada aplikasi EMIS 4.0. Setelah seluruh rombel di EMIS 4.0 terbentuk dengan benar, operator madrasah beralih ke portal EMIS GTK (https://emisgtk.kemenag.go.id) dengan menggunakan akun Admin Madrasah. Di dalam portal EMIS GTK, operator mengakses menu Madrasah kemudian memilih submenu Rombel untuk memulai validasi.

Prosedur penarikan data diawali dengan mengeklik tombol Validasi EMIS untuk menjalankan analisis kesesuaian rombel secara otomatis oleh sistem. Sistem akan menampilkan ringkasan jumlah total rombel, status kesesuaian (valid atau tidak sesuai), serta rincian daftar rombel. Apabila ditemukan rombel yang statusnya tidak sesuai, operator diharuskan kembali ke portal EMIS 4.0 untuk melakukan perbaikan data terlebih dahulu sebelum melanjutkan.

Jika analisis menunjukkan status yang sudah sesuai, operator dapat melanjutkan dengan mengeklik tombol Tarik Rombel yang Valid pada bagian kanan bawah, atau melalui tombol Tarik dari EMIS pada daftar rombel. Sistem kemudian menampilkan daftar rombel yang dapat ditarik, lengkap dengan jumlah siswa dan nama Wali Kelas dari EMIS. Operator juga diberikan akses untuk menyesuaikan nama Wali Kelas di kolom yang tersedia jika terjadi perubahan penugasan di EMIS GTK.

Proses penarikan diakhiri dengan mencentang rombongan belajar yang diinginkan, lalu mengeklik tombol Proses di sudut kanan bawah. Setelah proses penarikan data dinyatakan berhasil, daftar rombel akan secara otomatis muncul di sistem EMIS GTK. Keberhasilan tahapan ini menjadi penanda bahwa rombel madrasah siap digunakan untuk penyusunan jadwal pembelajaran.

Meski penarikan rombel telah selesai, operator madrasah masih perlu melengkapi kelengkapan rombel meliputi kompetensi, kurikulum, dan model jadwal mengajar. Pengecekan dapat dilakukan pada menu Madrasah > Jadwal Mengajar > Jadwal Perkelas. Apabila pada kolom Pengaturan masih terdapat indikator berwarna merah pada aspek kompetensi, kurikulum, atau model jadwal, operator wajib melakukan penyesuaian melalui menu Kelola Kurikulum atau Pengaturan Jadwal hingga seluruh indikator berstatus aman.

Selanjutnya, MTsN 2 Kota Jambi dan seluruh madrasah akan melanjutkan ke tahap pengisian jadwal mengajar guru. Plt Kepala MTsN 2 Kota Jambi mengapresiasi kerja operator yang mengawal proses ini hingga tuntas nanti. Sinergi pendataan yang tertib ini diharapkan mampu mendukung kelancaran proses belajar mengajar serta peningkatan mutu tata kelola pendidikan di lingkungan madrasah. (JLM)



Tim Humas MTsN 2 Kota Jambi
Editor: Leni Marlina

Facebook dan YouTube:
MTsNegeri 2 Kota Jambi
Instagram dan Tiktok:
@mtsn2kotajambi
WhatsApp:
+62 895-3910-32379

#masandaPINTAR:
MTsN 2 Kota Jambi: Peduli lingkungan, Inovatif, Nalar, Teknologi, Amanah, Religius.

#mtsn2kotajambi #madrasahmajubermutumendunia #ZonaIntegritasMASANDA