Identitas, NISN, hingga Data Ganda di EMIS: Panduan Mekanisme VerVal Peserta Didik

Kota Jambi - Verifikasi dan validasi data peserta didik menjadi bagian penting dalam pengelolaan data pendidikan yang dilakukan oleh satuan pendidikan. Melalui Panduan penggunaan Verifikasi dan Validasi Data Peserta Didik Tahun 2026 yang diterbitkan Pusat Data dan Teknologi Informasi Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah, operator madrasah dapat memahami mekanisme pengelolaan data peserta didik melalui aplikasi VervalPD.

Pengelolaan data peserta didik dalam panduan tersebut mencakup penyajian informasi identitas, registrasi, rekam didik, e-Rapor, Tes Kemampuan Akademik (TKA), ijazah, kualitas data, integrasi data, serta akun pembelajaran. Informasi tersebut disajikan sebagai bagian dari profil peserta didik yang dapat digunakan satuan pendidikan untuk mencermati kelengkapan dan kesesuaian data. Dengan adanya penyajian tersebut, operator dapat melakukan pemeriksaan terhadap informasi peserta didik berdasarkan data yang tersedia pada sistem pendataan pendidikan.

Salah satu bagian yang perlu diperhatikan operator madrasah adalah penanganan residu data peserta didik. Residu merupakan data yang memiliki permasalahan berdasarkan standar validasi yang ditetapkan, meliputi data rombongan belajar atau sekolah, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), Nomor Induk Kependudukan (NIK), NIK ganda, identitas peserta didik, serta desa atau kelurahan tempat tinggal. Pemeriksaan residu dilakukan untuk mengetahui permasalahan pencatatan data, termasuk duplikasi dan ketidaksesuaian identitas dengan data kependudukan.

Dalam melakukan pemutakhiran identitas, operator satuan pendidikan perlu memastikan kesesuaian data peserta didik dengan dokumen kependudukan yang sah. Panduan menjelaskan bahwa penulisan NIK, nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan nama ibu kandung harus mengacu pada data kependudukan yang bersumber dari Direktorat Jenderal Dukcapil Pusat. Dokumen yang dapat digunakan sebagai acuan antara lain Kartu Keluarga, Kartu Identitas Anak, dan akta kelahiran. Keselarasan data tersebut menjadi bagian dari proses pemadanan identitas peserta didik.

Panduan VervalPD juga menjelaskan fitur Perubahan Data Tidak Signifikan yang digunakan untuk memperbaiki atau menyesuaikan penulisan identitas peserta didik apabila tingkat perubahan data tidak terlalu besar. Melalui fitur tersebut, satuan pendidikan dapat memperbaiki sejumlah atribut, seperti NIK, nama, tempat dan tanggal lahir, nama ibu kandung, jenis kelamin, kewarganegaraan, kabupaten atau kota, kecamatan, serta desa atau kelurahan. Perbaikan dilakukan dengan mencermati data lama, membandingkannya dengan dokumen kependudukan, kemudian memasukkan data yang sesuai pada kolom perbaikan.

Apabila perubahan identitas yang diperlukan tergolong signifikan, satuan pendidikan dapat menggunakan fitur Pengajuan Perubahan Signifikan. Prosesnya dilakukan dengan memilih peserta didik, mencermati data lama, mengisi data perbaikan, serta melakukan pemadanan dengan Dukcapil Pusat. Jika data baru lolos pemadanan, operator dapat melanjutkan pengajuan dengan mengunggah dokumen pendukung, seperti penetapan pengadilan, catatan pinggir pada akta kelahiran, atau dokumen lain yang relevan. Pengajuan tersebut selanjutnya menunggu pemeriksaan dan persetujuan admin pusat.

Penanganan NISN juga menjadi bagian dari pengelolaan data peserta didik. Fitur Edit NISN digunakan untuk mengaktifkan atau mengklaim NISN tertentu maupun mengganti NISN berdasarkan nomor yang tercantum pada ijazah. Sementara itu, fitur Penerbitan NISN Tingkat Lanjut diperuntukkan bagi peserta didik tingkat tujuh hingga tingkat dua belas atau tiga belas yang belum memiliki NISN atau memiliki NISN tidak valid pada ijazah. Pengajuan penerbitan NISN tingkat lanjut dilakukan dengan mengunggah ijazah asli dari jenjang pendidikan sebelumnya dan menunggu pemeriksaan serta persetujuan admin pusat.

Selain identitas, operator satuan pendidikan juga dapat melakukan pengajuan pemutakhiran rekam didik melalui fitur Rekam Didik. Fitur ini digunakan untuk memperbaiki atau memperbarui riwayat pembelajaran peserta didik berdasarkan dokumen pendukung yang relevan. Pengajuan harus memenuhi persyaratan pemadanan identitas dengan Dukcapil Pusat, dilengkapi dokumen seperti rapor atau ijazah, serta melalui pemeriksaan dan persetujuan admin pusat. Informasi rekam didik yang diajukan mencakup satuan pendidikan, tingkat pendidikan, dan semester sesuai dokumen pendukung.

Penanganan data ganda dilakukan berdasarkan kondisi dan status keaktifan data peserta didik. Untuk data ganda berstatus aktif, satuan pendidikan dapat mengajukan pengeluaran data melalui fitur Pengeluaran Data Aktif, NISN Ganda, atau NIK Ganda sesuai jenis residu yang ditemukan. Pengajuan harus disertai dokumen pendukung, seperti surat keterangan aktif bersekolah, surat mutasi, atau dokumen lain yang relevan. Sementara itu, data ganda berstatus tidak aktif dapat ditangani melalui fitur Merger Data NISN Ganda atau NIK Ganda, dengan pengajuan yang memerlukan pemeriksaan dan persetujuan admin pusat.

Melalui panduan tersebut, operator madrasah termasuk operator MTsN 2 Kota Jambi memahami tahapan pengelolaan data peserta didik, mulai dari pemeriksaan identitas, penanganan residu, pemutakhiran rekam didik, hingga pengajuan pengeluaran dan merger data. Setiap proses dilaksanakan berdasarkan kondisi faktual, dokumen pendukung, serta ketentuan yang berlaku pada aplikasi VervalPD. Dengan mencermati panduan dan mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan, satuan pendidikan dapat melakukan pengelolaan serta pemutakhiran data peserta didik secara sesuai dengan prosedur verifikasi dan validasi yang ditetapkan kementerian. (JLM)



Tim Humas MTsN 2 Kota Jambi
Editor: Leni Marlina

Facebook dan YouTube:
MTsNegeri 2 Kota Jambi
Instagram dan Tiktok:
@mtsn2kotajambi
WhatsApp:
+62 895-3910-32379

#masandaPINTAR:
MTsN 2 Kota Jambi: Peduli lingkungan, Inovatif, Nalar, Teknologi, Amanah, Religius.

#mtsn2kotajambi #madrasahmajubermutumendunia #ZonaIntegritasMASANDA